Προφορική έναντι γραπτής προειδοποίησης
Η διαφορά μεταξύ προφορικής και γραπτής προειδοποίησης μπορεί να φαίνεται σχετικά ξεκάθαρη με την πρώτη ματιά. Η προφορική προειδοποίηση και η γραπτή προειδοποίηση, ιδιαίτερα σε νομικό πλαίσιο, αντιπροσωπεύουν τα στάδια μιας επίσημης πειθαρχικής ή/και διορθωτικής ενέργειας. Για όσους από εμάς δεν είναι εξοικειωμένοι με τους όρους, η προφορική προειδοποίηση και η γραπτή προειδοποίηση υπάρχουν κυρίως στις πειθαρχικές πολιτικές μιας εταιρείας και οι περισσότερες εταιρείες εκδίδουν τέτοιες προειδοποιήσεις ως μέρος μιας διορθωτικής διαδικασίας. Παραδοσιακά, οι όροι ορίζονται συλλογικά ως μια σειρά βημάτων που εκτελούνται για την πειθαρχία ενός εργαζομένου ή τη διόρθωση της απόδοσής του/της στην εργασία. Αυτά τα βήματα δεν περιορίζονται μόνο σε προφορικές και γραπτές προειδοποιήσεις, αλλά περιλαμβάνουν επίσης αναστολή ή/και τερματισμό. Ωστόσο, το μέλημα αυτού του άρθρου είναι μόνο η προφορική και γραπτή προειδοποίηση, η οποία διακρίνεται από το γεγονός ότι μια προφορική προειδοποίηση προηγείται μιας γραπτής προειδοποίησης. Επιπλέον, πρέπει να σημειωθεί ότι ενώ οι περισσότερες εταιρείες τηρούν αυστηρά αυτά τα στάδια πειθαρχικών μέτρων, άλλες μπορεί να εκτελέσουν τέτοιες διαδικασίες ελαφρώς διαφορετικά.
Τι είναι λεκτική προειδοποίηση;
Ο όρος προφορική προειδοποίηση έχει οριστεί ως η προειδοποίηση που εκδίδεται σε έναν υπάλληλο από τον διευθυντή ή τον προϊστάμενο του εργαζομένου σχετικά με πειθαρχία και/ή θέμα απόδοσης. Συνήθως εκδίδεται κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας μεταξύ του υπαλλήλου και του προϊσταμένου. Μια προφορική προειδοποίηση αντιπροσωπεύει το πρώτο βήμα στη διορθωτική διαδικασία. Ο σκοπός πίσω από μια τέτοια προειδοποίηση είναι να ενημερώσει τον εργαζόμενο για την απόδοση ή τη συμπεριφορά του/της και έτσι να δώσει χώρο για τη διόρθωση αυτής της απόδοσης ή συμπεριφοράς. Αυτό το ζήτημα μπορεί να είναι είτε παραβίαση των προτύπων ή των κανόνων της εταιρείας, η διάπραξη μικροαδικημάτων όπως η συνεχής απουσία ή η εκτέλεση μη ικανοποιητικής εργασίας.
Όταν εκδίδει προφορική προειδοποίηση, ο προϊστάμενος ή ο διευθυντής πρέπει να ακολουθούν μια δίκαιη διαδικασία. Η διαδικασία για την έκδοση προφορικής προειδοποίησης μπορεί να διαφέρει από εταιρεία σε εταιρεία. Ωστόσο, γενικά, θα πρέπει να υιοθετήσει ορισμένα βήματα όπως η ιδιωτική έκδοση της προειδοποίησης, η αναφορά του προβλήματος συγκεκριμένα και η παροχή στον εργαζόμενο της ευκαιρίας να εξηγήσει την πλευρά του, δηλώνοντας ξεκάθαρα την αναμενόμενη απόδοση και τα πρότυπα που απαιτούνται από τον εργαζόμενο και τέλος τεκμηριώνοντας τη συνομιλία κατά την οποία εκδόθηκε η προφορική προειδοποίηση. Αυτή η τεκμηριωμένη προφορική προειδοποίηση πρέπει συνήθως να περιλαμβάνει το όνομα του υπαλλήλου, την ημερομηνία της προειδοποίησης, το πρόβλημα και την αναμενόμενη απόδοση. Η τεκμηρίωση μιας προφορικής προειδοποίησης αντιπροσωπεύει ένα άτυπο αρχείο της ίδιας και τοποθετείται στο αρχείο του υπαλλήλου. Ο απώτερος στόχος μιας προφορικής προειδοποίησης είναι να δώσει στον εργαζόμενο άλλη μια ευκαιρία να διορθώσει τη συμπεριφορά ή την απόδοσή του/της. Είναι σαν να λαμβάνεις μια δεύτερη ευκαιρία.
Εκδίδεται προφορική προειδοποίηση κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας
Τι είναι η γραπτή προειδοποίηση;
Με απλά λόγια, μια γραπτή προειδοποίηση είναι μια προειδοποίηση που εκδίδεται σε γραπτή μορφή. Παραδοσιακά ορίζεται ως μια επιστολή που γράφεται σε έναν υπάλληλο. Αυτός ο τύπος επιστολής αναφέρει συγκεκριμένα τα προβλήματα σε σχέση με την απόδοση ή τη συμπεριφορά του/της και λεπτομερώς τις συνέπειες εάν μια τέτοια συμπεριφορά ή απόδοση δεν διορθωθεί ή βελτιωθεί εντός μιας συγκεκριμένης περιόδου. Μια γραπτή προειδοποίηση αντιπροσωπεύει το δεύτερο στάδιο στη διαδικασία των διορθωτικών και πειθαρχικών μέτρων. Γενικά, μια γραπτή προειδοποίηση ακολουθεί μια προφορική προειδοποίηση. Έτσι, ο υπάλληλος έχει ήδη λάβει προφορική προειδοποίηση και η έλλειψη βελτίωσης ή η αποτυχία να διορθωθεί η εν λόγω συμπεριφορά οδηγεί σε γραπτή προειδοποίηση. Επομένως, μια γραπτή προειδοποίηση είναι πιο σοβαρή από μια προφορική προειδοποίηση.
Οι εταιρείες εκδίδουν γραπτή προειδοποίηση σε περιπτώσεις όπου η προφορική προειδοποίηση που είχε εκδοθεί δεν κατάφερε να διορθώσει το εν λόγω ζήτημα ή ο εργαζόμενος έχει επαναλάβει την ίδια παράβαση ή παράβαση. Γραπτές προειδοποιήσεις δίνονται συνήθως σε περιπτώσεις που αφορούν απουσίες, υβριστική γλώσσα, ζημιά σε εταιρική περιουσία, μη ικανοποιητική απόδοση, έλλειψη ακρίβειας και άλλες, όπως διάπραξη εγκλημάτων όπως βία ή χρήση ναρκωτικών. Συνήθως, ο υπάλληλος πρέπει να υπογράψει την ειδοποίηση που περιέχει τη γραπτή προειδοποίηση και ένα αντίγραφο τοποθετείται στο αρχείο του υπαλλήλου και δίνεται στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.
Γραπτή προειδοποίηση εκδίδεται γραπτώς
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της λεκτικής και της γραπτής προειδοποίησης;
Ορισμός της προφορικής και γραπτής προειδοποίησης:
• Μια προφορική προειδοποίηση είναι μια προειδοποίηση που δίνεται από έναν προϊστάμενο ή διευθυντή ενός υπαλλήλου σε σχέση με ένα ζήτημα που αφορά τη συμπεριφορά ή την απόδοση του εργαζομένου στην εργασία.
• Μια γραπτή προειδοποίηση είναι μια επιστολή που εκδίδεται από την εταιρεία στην οποία αναφέρεται το πρόβλημα που σχετίζεται με τη συμπεριφορά ή την απόδοση του εργαζομένου και τις συνέπειες εάν δεν διορθωθεί.
Μεσαίο:
• Η προφορική προειδοποίηση είναι μια προειδοποίηση που γίνεται προφορικά.
• Η γραπτή προειδοποίηση είναι μια προειδοποίηση που γίνεται με χρήση γραφής.
Παραγγελία:
• Μια προφορική προειδοποίηση εκδίδεται πρώτα εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα πειθαρχίας ή/και επίδοσης.
• Εκδίδεται γραπτή προειδοποίηση μετά από προφορική προειδοποίηση και σε περίπτωση που ο εργαζόμενος δεν έχει διορθώσει τις ενέργειές του/της παρά την προφορική προειδοποίηση.
Σκοπός:
• Ο σκοπός μιας προφορικής προειδοποίησης είναι να ενημερώσει τον εργαζόμενο για την απόδοσή του ή το πρόβλημα συμπεριφοράς του και έτσι να του δώσει την ευκαιρία να τον διορθώσει.
• Εκδίδεται γραπτή προειδοποίηση για να ενημερώσει τις συνέπειες εάν το εν λόγω πρόβλημα συμπεριφοράς ή απόδοσης δεν διορθωθεί ή βελτιωθεί εντός συγκεκριμένης περιόδου.
Τεύχη:
• Προφορικές προειδοποιήσεις εκδίδονται σε καταστάσεις όπως παραβίαση των προτύπων ή κανόνων της εταιρείας, η διάπραξη μικροαδικημάτων όπως η συνεχής απουσία ή η εκτέλεση μη ικανοποιητικής εργασίας.
• Γραπτές προειδοποιήσεις εκδίδονται σε καταστάσεις που σχετίζονται με απουσίες, υβριστική γλώσσα, ζημιά σε εταιρική περιουσία, μη ικανοποιητική απόδοση, έλλειψη ακρίβειας και άλλες, όπως διάπραξη εγκλημάτων όπως βία ή χρήση ναρκωτικών.
