Διπλή είσοδος εναντίον μονής συμμετοχής
Ένα λογιστικό σύστημα μπορεί να οριστεί ως ένα οργανωμένο σύνολο εγχειριδίων, λογιστικών μεθόδων, διαδικασιών και ελέγχων που έχουν δημιουργηθεί για τη συλλογή, την καταγραφή, την ταξινόμηση, τη σύνοψη, την ερμηνεία, την έγκαιρη και ακριβή παρουσίαση για τη λήψη αποφάσεων. Η τήρηση βιβλίων είναι μια διαδικασία κατά την οποία τα οικονομικά αρχεία μιας επιχείρησης διατηρούνται καλά οργανωμένα και ενημερωμένα. Υπάρχουν δύο συστήματα τήρησης βιβλίων ή καταγραφής συναλλαγών, το ένα είναι σύστημα διπλής εγγραφής και το άλλο είναι σύστημα απλής εγγραφής. Λόγω ορισμένων σοβαρών μειονεκτημάτων της μεθόδου μονής εισόδου και των ανώτερων χαρακτηριστικών του συστήματος διπλής εισόδου, η μέθοδος απλής εισόδου είχε εγκαταλειφθεί και το σύστημα διπλής εισόδου χρησιμοποιείται ευρέως σε όλο τον κόσμο. Επιπλέον, ευρέως αποδεκτοί λογιστικοί φορείς και διάσημοι επαγγελματίες λογιστές προώθησαν το σύστημα διπλής εισόδου έναντι του συστήματος απλής καταχώρισης.
Μονής Καταχώρηση
Το σύστημα απλής καταχώρισης καταγράφει μόνο μία καταχώρηση, είτε καταχώρηση χρέωσης είτε πιστωτική, για μια δεδομένη συναλλαγή. Για παράδειγμα, εάν πληρωθούν μετρητά σε κάποιον, είτε θα πιστωθούν μετρητά είτε θα χρεωθεί ο λογαριασμός οφειλέτη. Το σύστημα ενιαίας εισαγωγής μοιάζει περισσότερο με μητρώο επιταγών. Δεν παρακολουθεί τους λογαριασμούς περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων, επομένως αυτό το σύστημα μπορεί να διευκολύνει τον υπολογισμό του καθαρού εισοδήματος σε κάποιο βαθμό, αλλά όχι να ρίξει μια ματιά στην τρέχουσα οικονομική θέση της οντότητας. Αυτό το σύστημα μπορεί να είναι κατάλληλο για μικρές επιχειρήσεις όπως η ατομική επιχείρηση για τις οποίες οι νομικές απαιτήσεις και οι πιθανότητες για απάτες είναι καθόλου ή πολύ μικρές.
Διπλή είσοδο
Σύμφωνα με το σύστημα διπλής καταχώρισης, κάθε μεμονωμένη καταχώριση χρέωσης έχει μια αντίστοιχη καταχώριση πίστωσης και κάθε μεμονωμένη εγγραφή πίστωσης έχει αντίστοιχη καταχώρηση χρέωσης. δηλαδή κάθε λήμμα έχει αντίθετη καταχώρηση. Δεδομένου ότι έχει δύο αντίθετα για μία μόνο συναλλαγή, η αριθμητική ακρίβεια μπορεί να ελεγχθεί εύκολα προετοιμάζοντας ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο. Σύμφωνα με τα λογιστικά πρότυπα, όλες οι εταιρείες (δημόσιες ή ιδιωτικές, εισηγμένες ή μη) και οι συνεργασίες καλούνται να ακολουθούν τη διπλή τήρηση βιβλίων. Είναι υποχρεωτικό για έναν οργανισμό να προετοιμάζει και να στέλνει οριστικούς λογαριασμούς στις φορολογικές υπηρεσίες χρησιμοποιώντας σύστημα διπλής εγγραφής για τον υπολογισμό του φόρου.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ Double Entry και Single Entry;
• Θα υπάρχει μόνο μία είσοδος στο σύστημα απλής εισόδου, ενώ απαιτούνται δύο καταχωρίσεις στο σύστημα διπλής εισόδου για κάθε δεδομένη συναλλαγή.
• Η μεμονωμένη καταχώριση είναι ημιτελής εγγραφή, ενώ η διπλή καταχώριση είναι ένα πλήρες αρχείο τήρησης βιβλίων.
• Το σύστημα τήρησης βιβλίων διπλής καταχώρησης είναι πιο περίπλοκο και χρονοβόρο από το σύστημα τήρησης βιβλίων με μία εγγραφή.
• Τα μετρητά και οι τραπεζικές συναλλαγές καταγράφονται στην ίδια στήλη στο σύστημα απλής καταχώρισης, ενώ και οι δύο καταγράφονται χωριστά στο αντίστοιχο.
• Οι τρόποι εντοπισμού σφαλμάτων είναι πολύ λιγότεροι στο σύστημα απλής καταχώρισης, ωστόσο, στο σύστημα διπλής εισόδου, ορισμένα από τα σφάλματα μπορούν να εντοπιστούν διασταυρώνοντας μία καταχώριση με την αντίστοιχη αντίθετη καταχώριση.
• Το δοκιμαστικό υπόλοιπο μπορεί να προετοιμαστεί για αριθμητική ακρίβεια σε σύστημα διπλής εισόδου, αλλά δεν είναι δυνατό σε σύστημα απλής εισόδου.
• Όλες οι χρεωστικές και πιστωτικές εγγραφές καταγράφονται στην ίδια στήλη.
• Οι τελικοί λογαριασμοί μπορούν να προετοιμαστούν πολύ εύκολα με το σύστημα διπλής εισόδου, ωστόσο, αυτό δεν είναι δυνατό με το σύστημα απλής καταχώρισης.
• Υπάρχει υποχρεωτική απαίτηση για χρήση συστήματος διπλής εισόδου, αλλά όχι συστήματος τήρησης βιβλίων μίας εισαγωγής.
