Σύντομη αναφορά έναντι Μεγάλης αναφοράς
Η σύνταξη μιας έκθεσης στις επιχειρήσεις είναι μια αναγκαιότητα και υπάρχουν φορές που ως διευθυντής επιχείρησης απαιτείται να συντάξετε μια λεπτομερή αναφορά και επίσης φορές που πρέπει να διαβιβάσετε συνοπτικές πληροφορίες με συνοπτικό τρόπο. Αυτές είναι γνωστές ως σύντομες αναφορές και εκτενείς αναφορές και παρόλο που μπορεί να περιέχουν παρόμοιες πληροφορίες, υπάρχουν διαφορές στη μορφή, το στυλ, το βάθος και φυσικά το μήκος. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στους δύο τύπους αναφορών.
Ο στόχος οποιασδήποτε αναφοράς, είτε μεγάλης είτε σύντομης, είναι να είναι σαφής, ώστε να είναι εύκολα κατανοητές οι πληροφορίες που πρόκειται να διαβιβαστούν. Η σύνταξη μιας αναφοράς είναι μια δεξιότητα που είναι απαραίτητη για όλους τους επαγγελματίες διευθυντές. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι μια έκθεση παρουσιάζει γεγονότα και αριθμούς και δεν πρέπει να πιέζει για ένα επιχείρημα που συμβαίνει σε ένα δοκίμιο. Οποιοσδήποτε αναγνώστης δεν έχει μια αιωνιότητα για να διαβάσει μια έκθεση χαλαρά και ως εκ τούτου οποιαδήποτε έκθεση, μεγάλη ή σύντομη, πρέπει να χρησιμοποιεί σύντομες και συνοπτικές παραγράφους με επικεφαλίδες και υποτίτλους και σημαντικά σημεία υπογραμμισμένα για να τονίσει τη σημασία τους.
Μια σύντομη αναφορά ονομάζεται επίσης άτυπη αναφορά, ενώ μια εκτενής αναφορά μερικές φορές αναφέρεται ως επίσημη αναφορά. Μια σύντομη αναφορά συχνά δεν είναι περισσότερο από μια σελίδα δήλωσης που περιέχει γεγονότα και αριθμούς με τον πιο συνοπτικό τρόπο. Μια σύντομη αναφορά είναι σαν μνημόνιο και δεν χρειάζεται εξώφυλλο. Αυτό το στυλ αναφοράς είναι συχνά περιστασιακό και χαλαρό. Το στυλ γραφής περιλαμβάνει τη χρήση πρώτου προσώπου όπως εγώ και εμείς σε έντονη αντίθεση με τη μεγάλη αναφορά όπου χρησιμοποιούνται πλήρη ονόματα ατόμων.
Μια μεγάλη αναφορά έχει πάντα τίτλο, εισαγωγή, σώμα και μετά συμπέρασμα. Έχει πάντα περισσότερες από μία σελίδες σε μήκος. Μερικές φορές περιέχει μια συνοδευτική επιστολή που αναφέρει όλες τις λεπτομέρειες που περιλαμβάνονται στη μεγάλη έκθεση. Στο τέλος της εκτενούς αναφοράς, υπάρχει βιβλιογραφία και παράρτημα. Είναι σύνηθες να εκτυπώνεται μια μεγάλη έκθεση και να είναι δεμένη με σκληρό εξώφυλλο. Ο τόνος σε μια μεγάλη αναφορά είναι συγκρατημένος και ζοφερός σε αντίθεση με ένα σύντομο γράμμα.
