Βασική διαφορά – RFI RFP vs RFQ
RFI, RFP και RFQ είναι τρεις τύποι εγγράφων που χρησιμοποιούνται στα κριτήρια επιλογής έργων. Ορισμένα έργα χρησιμοποιούν και τα τρία έγγραφα για να επιλέξουν προμηθευτές, να λάβουν προτάσεις έργων και προσφορές από αυτούς. Τα RFI, RFP και RFQ είναι ζωτικής σημασίας εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη μιας επιτυχημένης λύσης προμήθειας. Η βασική διαφορά μεταξύ RFI, RFP και RFQ είναι ότι το RFI (Request For Information) είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για τη συλλογή πληροφοριών από διαφορετικούς προμηθευτές προκειμένου να αποφασίσει από ποιον προμηθευτή η εταιρεία θα πρέπει να προμηθευτεί προϊόντα ή υπηρεσίες, ενώ το RFP (Request For Proposal) είναι έγγραφο στο οποίο η εταιρεία ζητά λεπτομέρειες λεπτομερών και συγκρίσιμων προτάσεων από διαφορετικούς προμηθευτές για ένα καθορισμένο προϊόν ή υπηρεσία και το RFQ (Request For Quotation) είναι ένα έγγραφο ανταγωνιστικής προσφοράς που χρησιμοποιείται για να προσκαλεί προμηθευτές να υποβάλουν προσφορά για έργα.
Τι είναι το RFI;
Το RFI (Αίτημα για πληροφορίες) είναι ένα έγγραφο στο οποίο συλλέγονται πληροφορίες από διαφορετικούς προμηθευτές προκειμένου να αποφασιστεί από ποιον προμηθευτή θα πρέπει η εταιρεία να προμηθεύεται προϊόντα ή υπηρεσίες. Αυτή η μέθοδος γίνεται χρήσιμη όταν υπάρχουν πολλοί πιθανοί προμηθευτές για να διαλέξετε. Αυτό επιτρέπει στον οργανισμό να επιλέξει τους πιθανούς προμηθευτές και να επιλέξει τον καταλληλότερο προμηθευτή ή προμηθευτές. Τα στοιχεία σε ένα RFI παρατίθενται παρακάτω.
- Πίνακας περιεχομένων
- Εισαγωγή (σκοπός του RFI)
- Πεδίο εφαρμογής του RFI
- Πρότυπο προς συμπλήρωση
- Λεπτομέρειες για τα επόμενα βήματα
Π.χ., η Company K είναι μια δικηγορική εταιρεία που επιθυμεί να χτίσει δύο νέα γραφεία σε δύο πόλεις. Η εταιρεία Κ εντοπίζει πέντε πιθανούς προμηθευτές που μπορούν να ολοκληρώσουν την κατασκευή των γραφείων. Η εταιρεία Κ δεν γνωρίζει λεπτομερείς λεπτομέρειες για κανέναν από αυτούς τους προμηθευτές, επομένως αποστέλλει ένα RFI για να λάβει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτούς.
Τι είναι το RFP;
Το RFP (Αίτημα για πρόταση) είναι ένα έγγραφο στο οποίο η εταιρεία ζητά λεπτομέρειες για περιεκτικές και συγκρίσιμες προτάσεις από διαφορετικούς προμηθευτές για ένα καθορισμένο προϊόν ή υπηρεσία. Είναι ένα έγγραφο που περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που θα πρέπει να παρέχει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη μιας τεκμηριωμένης απόφασης αγοράς. Η εταιρεία θα πρέπει να αφιερώσει αρκετό χρόνο σε αυτό, προκειμένου να απαριθμήσει όλες τις προδιαγραφές που θέλει να γνωρίζει από τους προμηθευτές. Θα ζητηθεί RFP μετά τη διενέργεια RFI. Τα ακόλουθα κριτήρια πρέπει να περιλαμβάνονται σε ένα RFP.
- Πίνακας περιεχομένων
- Βασικές πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη και τη διαδικασία
- Εύρος του έργου
- Προβλεπόμενο χρονικό πλαίσιο του έργου
- Επιχειρηματικές απαιτήσεις
- Προϋπολογισμός για το έργο
- Προδιαγραφές ποιότητας
- Κριτήρια υποβολής
- Πρότυπα αξιολόγησης
Συνεχίζοντας από το παραπάνω παράδειγμα, Π.χ., η εταιρεία Κ λαμβάνει τις πληροφορίες από τους πέντε πιθανούς προμηθευτές και αποφασίζει ότι τρεις προμηθευτές πληρούν την απαίτηση της εταιρείας. Ο K θέλει να μάθει τις λεπτομέρειες των προτάσεων έργου από καθέναν από τους τρεις προμηθευτές και έτσι στέλνει ένα RFP.
Τι είναι το RFQ;
Το RFQ (Αίτημα για προσφορά) είναι ένα έγγραφο ανταγωνιστικής προσφοράς που χρησιμοποιείται για την πρόσκληση προμηθευτών να υποβάλουν προσφορά για έργα. Ένα RFQ θα πρέπει να περιλαμβάνει μια τεχνική προδιαγραφή μαζί με τις εμπορικές απαιτήσεις. Το RFQ αναφέρεται επίσης ως IFB (Invitation for Bid). Συνήθως, μια RFQ προηγείται μιας RFP όπου ζητείται από τους προμηθευτές που έχουν επιλεγεί να παράσχουν μια πιο λεπτομερή προσφορά τιμής. Τα ακόλουθα στοιχεία θα πρέπει να περιλαμβάνονται σε ένα RFQ.
- Πρόσκληση για προσφορά
- Προδιαγραφές προσφοράς
- Προσφορά τιμών
- Κριτήρια αξιολόγησης
Συνεχίζοντας από το παραπάνω παράδειγμα, Π.χ. Μετά την αξιολόγηση και των τριών προτάσεων έργων, η Κ προτιμά τις προτάσεις δύο προμηθευτών. Έτσι, ο K αποφασίζει να ζητήσει μια προσφορά από τους αντίστοιχους προμηθευτές και στέλνει ένα RFQ.
Εικόνα 01: Πρότυπο ενός RFQ
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ RFI RFP και RFQ;
RFI vs RFP vs RFQ |
|
| Επιστροφή χρημάτων | |
| RFI | Το RFI είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για τη συλλογή πληροφοριών από διαφορετικούς προμηθευτές για ένα έργο. |
| RFP | Το RFP είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για να ζητήσει λεπτομερείς και συγκρίσιμες προτάσεις από διαφορετικούς προμηθευτές για το έργο. |
| RFQ | Το RFQ είναι ένα έγγραφο ανταγωνιστικής προσφοράς που χρησιμοποιείται για την πρόσκληση προμηθευτών να υποβάλουν προσφορά για το έργο. |
| Ανάγκη για ολοκληρωμένες πληροφορίες τιμολόγησης | |
| RFI | Στο στάδιο RFI, η ανάγκη για ολοκληρωμένες πληροφορίες τιμολόγησης είναι πολύ περιορισμένη, καθώς η εταιρεία δεν γνωρίζει εάν οι προμηθευτές θα είναι πρόθυμοι να υποβάλουν προσφορά. |
| RFP | Το RFP Stage απαιτεί πληροφορίες τιμολόγησης ως μέρος της πρότασης έργου. |
| RFQ | Στο στάδιο RFQ, απαιτούνται εξαιρετικά περιεκτικές πληροφορίες τιμολόγησης. |
| Επίπεδο ένωσης προμηθευτών | |
| RFI | Συσχετισμός προμηθευτών ενθαρρύνεται στο RFI |
| RFP | Ζητείται συσχέτιση προμηθευτή στο στάδιο RFP μέσω πρότασης έργου. |
| RFQ | Στο στάδιο RFQ η ένωση προμηθευτών είναι ζωτικής σημασίας, αφού μετά από αυτό το στάδιο, η εταιρεία αποφασίζει ποιον προμηθευτή θα αναθέσει το έργο. |
Σύνοψη – RFI vs RFP vs RFQ
Η διαφορά μεταξύ RFI RFP και RFQ εξαρτάται από το εάν αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούνται για τη λήψη πληροφοριών από τους προμηθευτές (RFI), για την αίτηση πρότασης έργου (RFP) ή για την αίτηση προσφοράς (RFQ). Με την αύξηση της χρήσης του διαδικτύου, οι περισσότερες εταιρείες επεξεργάζονται πλήρως αυτά τα έγγραφα μέσω Διαδικτύου. Η επιλογή των καταλληλότερων προμηθευτών ανάμεσα σε πολλούς παραμένει σημαντικό κριτήριο προκειμένου να επιτευχθεί η καλύτερη δυνατή τιμή και ποιότητα. Ωστόσο, τέτοια κριτήρια επιλογής ενδέχεται να απαιτούν σημαντική χρονική περίοδο.
