Executive Assistant vs Personal Assistant
Ο προσωπικός βοηθός, που μερικοί αποκαλούν και γραμματέα (όχι υπουργό Εξωτερικών) είναι ένα ικανό άτομο που διευκολύνει τη ζωή των προϊσταμένων τους οργανώνοντας το χρονοδιάγραμμά τους, προγραμματίζοντας τα ραντεβού τους, διαχειριζόμενοι τα αρχεία τους και κρατώντας ή ακυρώνοντας τα ραντεβού τους να αφήσουν τα αφεντικά τους να εργάζονται χωρίς άγχος και με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Υπάρχει ένας άλλος όρος που ονομάζεται εκτελεστικός βοηθός που είναι πιο φανταχτερός και χρησιμοποιείται πιο συχνά σήμερα. Πολλοί άνθρωποι συγχέουν αυτούς τους δύο τίτλους και δεν μπορούν να διακρίνουν μεταξύ ενός εκτελεστικού βοηθού και ενός προσωπικού βοηθού. Αυτό το άρθρο επιχειρεί να επισημάνει τις διαφορές για να επιτρέψει σε ένα άτομο να επιλέξει μία από τις δύο θέσεις εργασίας ως επιλογή καριέρας.
Αν και υπάρχει κάποια αλληλεπικάλυψη μεταξύ των δύο προφίλ εργασίας, ο εκτελεστικός βοηθός (EA) είναι πολύ πιο επαγγελματικός και διαθέτει διοικητικές και επιχειρησιακές δεξιότητες που είναι πολύ πιο μπροστά από τους προσωπικούς βοηθούς. Οι βοηθοί στελεχών συνήθως εργάζονται για στελέχη υψηλού επιπέδου όπως MD ή CEO. Οι βοηθοί στελεχών αναμένεται να έχουν υψηλές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και δεξιοτήτων λήψης αποφάσεων. Προσλαμβάνονται για να βοηθήσουν το στέλεχος να πετύχει τους στόχους του. Παρά το επίθημα βοηθός, είναι σύνηθες να βλέπουμε τους EA να χειρίζονται έργα μόνοι τους και ακόμη και να έχουν έναν προσωπικό βοηθό για αυτούς. Σε εύθετο χρόνο, οι εκτελεστικοί βοηθοί έχουν γίνει πολύ σημαντικό μέρος της οργάνωσης και ισχυροί στην κοινωνική ιεραρχία της εταιρείας. Αυτοί οι βοηθοί δεν έχουν σταθερό ωράριο υπηρεσίας και εμφανίζονται στο γραφείο σε μονές ώρες.
Μια EA έχει τη δυνατότητα να τρέξει την εκπομπή απουσία του αφεντικού για κάποιο χρονικό διάστημα. Αν και κυρίως πρέπει να οργανώσει την επαγγελματική (και συχνά την προσωπική του) ζωή του αφεντικού της, πρέπει επίσης να φροντίζει τις επιχειρηματικές υποθέσεις και τις ανάγκες της, να έχει υψηλά επίπεδα παιδείας στον τομέα της πληροφορικής. Απαιτεί επίσης να έχει κορυφαίες δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και σκοποβολής προβλημάτων. Ίσως εκπλαγείτε αν μάθετε ότι μερικοί από τους κορυφαίους EA στον κλάδο σήμερα είναι κάτοχοι πτυχίου MBA. Κατά κανόνα, αυτοί οι βοηθοί έχουν συνήθως πτυχίο BBA.
Οι προσωπικοί βοηθοί είναι περισσότερο οργανωτές. διαχείριση του χρονοδιαγράμματος του αφεντικού και φροντίδα των αρχείων στο τραπέζι του. Προγραμματίζουν επίσης τα ραντεβού του με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ομαλά για το στέλεχος όλη την ημέρα και να μην φαίνεται να σπαταλά τον πολύτιμο χρόνο του αναζητώντας φακέλους ή να διαχειρίζεται τα ραντεβού του. Τα δημοφιλή άτομα, εκτός από τα στελέχη, χρειάζονται την εξυπηρέτηση προσωπικών βοηθών για να μπορούν να εργάζονται χωρίς άγχος, ενώ ο προσωπικός τους βοηθός χειρίζεται όλες τις απορίες και τις ερωτήσεις από τον Τύπο και τους θαυμαστές. Αυτό περιλαμβάνει έλεγχο των εισερχόμενων κλήσεων, διαχείριση ανακοινώσεων τύπου, συνομιλία με μέσα ενημέρωσης, διαχείριση θαυμαστών, διαχείριση ταξιδιωτικών ρυθμίσεων και ούτω καθεξής.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του Executive Assistant και του Personal Assistant;
• Το Executive Assistant (EA) είναι μια σύγχρονη έκδοση ενός προσωπικού βοηθού.
• Η EA απαιτείται για στελέχη ανώτατου επιπέδου, όπως CEOs και COOs, ενώ ακόμη και διασημότητες, συγγραφείς, αθλητές μπορούν να έχουν προσωπικούς βοηθούς.
• Η EA χρειάζεται να έχει πτυχίο BBA και μερικοί έχουν ακόμη και MBA ενώ οι προσωπικοί βοηθοί δεν απαιτούν τόσο υψηλά επαγγελματικά πτυχία.
• Οι EA δεν έχουν δουλειά 9-5 και μπορεί να τους δεις να εργάζονται μέχρι αργά ενώ οι προσωπικοί βοηθοί έχουν καθήκοντα σταθερού γραφείου.
• Οι EA έχουν πολύ καλύτερες δεξιότητες πληροφορικής και δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων από τους προσωπικούς βοηθούς.
