Ισολογισμός έναντι δοκιμαστικού ισολογισμού
Οι εταιρείες προετοιμάζουν τις οικονομικές τους καταστάσεις στο τέλος της λογιστικής περιόδου για να αποκτήσουν μια σαφή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο οι πόροι έχουν χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση της κερδοφορίας και του τρόπου με τον οποίο τα περιουσιακά στοιχεία, οι υποχρεώσεις, το κεφάλαιο, τα έσοδα και τα έξοδα της εταιρείας έχουν διαχειρίστηκε. Για να γίνει αυτό, η εταιρεία συντάσσει έναν αριθμό οικονομικών καταστάσεων που περιλαμβάνουν ισολογισμό και δοκιμαστικό ισοζύγιο. Ο ισολογισμός και το δοκιμαστικό ισοζύγιο καταρτίζονται από τις εταιρείες σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται στα λογιστικά πρότυπα και κανονισμούς, παρόλο που διαφέρουν ως προς το τι καταγράφεται σε κάθε κατάσταση και το σκοπό για τον οποίο συντάσσεται το καθένα. Αυτές οι διαφορές εξηγούνται ξεκάθαρα στο παρακάτω άρθρο.
Ισολογισμός
Ο ισολογισμός μιας εταιρείας περιλαμβάνει ζωτικής σημασίας πληροφορίες σχετικά με τα πάγια και κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας (όπως εξοπλισμός, μετρητά και εισπρακτέους λογαριασμούς), βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις (πληρωτέοι λογαριασμοί και τραπεζικά δάνεια) και κεφάλαιο (μετόχων μετοχικό κεφάλαιο). Ένα σημαντικό σημείο που πρέπει να σημειωθεί στον ισολογισμό είναι ότι το σύνολο του ενεργητικού πρέπει να ισούται με το σύνολο των υποχρεώσεων και του κεφαλαίου και το κεφάλαιο πρέπει να αντιπροσωπεύει τη διαφορά μεταξύ των περιουσιακών στοιχείων και των υποχρεώσεων. Ο ισολογισμός καταρτίζεται σε συγκεκριμένη ημερομηνία, εξ ου και οι λέξεις «ως στο» στο πάνω μέρος της λογιστικής. Για παράδειγμα, εάν συντάσσω έναν ισολογισμό για την 30η Οκτωβρίου 2011, θα έγραφα «στις 30 Οκτωβρίου 2011» στην επικεφαλίδα της κατάστασης, για να δείξω ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται στον ισολογισμό είναι ένα στιγμιότυπο του την οικονομική κατάσταση της εταιρείας εκείνη την ημερομηνία.
Δοκιμαστικό Υπόλοιπο
Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι μια κατάσταση που παραθέτει όλους τους λογαριασμούς που έχουν καταρτιστεί στο γενικό καθολικό, μαζί με τα υπόλοιπα αυτών των λογαριασμών στο τέλος της οικονομικής περιόδου. Ο σκοπός για την προετοιμασία ενός δοκιμαστικού υπολοίπου είναι η καταγραφή των χρεωστικών και των πιστωτικών υπολοίπων στο λογαριασμό και η επαλήθευση εάν τα υπόλοιπα τόσο στη χρεωστική όσο και στην πιστωτική πλευρά είναι ίσα. Εάν τα υπόλοιπα είναι ίσα, αυτό σημαίνει ότι οι λογιστικές εγγραφές έχουν καταγραφεί σωστά, αν όχι, οι λογιστές μπορούν να ελέγξουν ξανά τις εγγραφές για να διασφαλίσουν ότι δεν έχουν γίνει λάθη. Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο, το οποίο έχει χρεωστικό υπόλοιπο ίσο με ένα πιστωτικό υπόλοιπο, συνεπάγεται ότι η λογιστική εξίσωση Ενεργητικό=Παθητικό + Κεφάλαιο επαληθεύεται στα λογιστικά δεδομένα.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ισολογισμού και δοκιμαστικού υπολοίπου;
Τα δοκιμαστικά υπόλοιπα και οι ισολογισμοί ετοιμάζονται από τους λογιστές της εταιρείας, για να επαληθεύσουν τα λογιστικά δεδομένα που καταγράφονται και να αποκτήσουν μια σαφή εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας. Τα δύο, ωστόσο, έχουν σαφείς διαφορές. Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που χρησιμοποιείται μόνο από το εσωτερικό λογιστικό προσωπικό προκειμένου να επαληθευτεί εάν τα λογιστικά στοιχεία που καταγράφονται είναι ακριβή. Ο ισολογισμός, από την άλλη πλευρά, είναι ένα εξωτερικό έγγραφο και συντάσσεται έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους επενδυτές, τους προμηθευτές, τους πελάτες, τους εργαζόμενους και το ευρύ κοινό για να κατανοήσουν την οικονομική θέση της επιχείρησης στο τέλος της λογιστικής περίοδος. Το δοκιμαστικό υπόλοιπο περιέχει υπόλοιπα από όλους τους λογαριασμούς της επιχείρησης, ενώ ο ισολογισμός περιέχει μόνο πληροφορίες από τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τους λογαριασμούς κεφαλαίου. Επιπλέον, το δοκιμαστικό υπόλοιπο συντάσσεται στην αρχή της σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων και ο ισολογισμός ετοιμάζεται στο τέλος.
Με λίγα λόγια:
Δοκιμαστικό υπόλοιπο έναντι Ισολογισμού
• Το δοκιμαστικό υπόλοιπο περιλαμβάνει υπόλοιπα από όλους τους λογαριασμούς που έχουν καταρτιστεί στο γενικό καθολικό και ο ισολογισμός περιλαμβάνει μόνο τα σχετικά δεδομένα από τους λογαριασμούς του ενεργητικού, του παθητικού και του κεφαλαίου.
• Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που χρησιμοποιείται από το λογιστικό προσωπικό για να επαληθεύσει ότι οι λογιστικές εγγραφές έχουν καταχωρηθεί με ακρίβεια. Ο ισολογισμός είναι ένα εξωτερικό έγγραφο που διατίθεται στα ενδιαφερόμενα μέρη της εταιρείας και στο ευρύ κοινό, προκειμένου να κατανοήσουν την οικονομική απόδοση της εταιρείας.
• Το δοκιμαστικό υπόλοιπο συντάσσεται πρώτο, ενώ ο ισολογισμός καταρτίζεται τελευταίο μετά τη σύνταξη της κατάστασης κερδών και ζημιών.
