Βασική διαφορά – Γενική Λογιστική εναντίον Δοκιμαστική Υπόλοιπο
Η προετοιμασία του γενικού καθολικού και του δοκιμαστικού υπολοίπου είναι δύο κύριες ενέργειες στον λογιστικό κύκλο που είναι απαραίτητες για την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων τέλους χρήσης. Η βασική διαφορά μεταξύ του γενικού καθολικού και του δοκιμαστικού υπολοίπου είναι ότι το γενικό καθολικό είναι ένα σύνολο λογαριασμών που περιέχουν λεπτομερείς συναλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί, ενώ το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι μια κατάσταση που καταγράφει τα υπόλοιπα του γενικού καθολικού.
Τι είναι Γενικό Καθολικό
Το γενικό καθολικό είναι το κύριο σύνολο λογαριασμών όπου καταγράφονται όλες οι συναλλαγές που πραγματοποιήθηκαν εντός του οικονομικού έτους. Οι πληροφορίες στο γενικό καθολικό προέρχονται από το γενικό ημερολόγιο, το οποίο είναι ένα αρχικό βιβλίο για την καταχώρηση συναλλαγών. Το γενικό καθολικό περιέχει όλες τις χρεωστικές και πιστωτικές εγγραφές των συναλλαγών και διαχωρίζεται με κατηγορίες περιουσιακών στοιχείων. (Περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα και έξοδα)
Π.χ. Μεμονωμένοι λογαριασμοί περιουσιακών στοιχείων, όπως μετρητά, εισπρακτέοι λογαριασμοί, προπληρωμές κ.λπ. θα καταγράφονται στην ταξινόμηση των περιουσιακών στοιχείων.
Για επιχειρήσεις μεγάλης κλίμακας όπου πραγματοποιούνται πολλές συναλλαγές, ενδέχεται να μην είναι βολικό να καταχωριστούν όλες οι συναλλαγές στο γενικό καθολικό λόγω του μεγάλου όγκου. Στην περίπτωση αυτή, οι μεμονωμένες συναλλαγές καταγράφονται σε «θυγατρικά καθολικά» και τα σύνολα μεταφέρονται σε λογαριασμό στο γενικό καθολικό. Αυτός ο λογαριασμός αναφέρεται ως "Λογαριασμός ελέγχου" και οι τύποι λογαριασμών που έχουν γενικά υψηλό επίπεδο δραστηριότητας καταγράφονται εδώ.
Εικόνα_1: Παράδειγμα υπόλοιπου γενικού καθολικού
Τι είναι το δοκιμαστικό υπόλοιπο;
Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι ένα συνοπτικό φύλλο εργασίας που περιλαμβάνει όλα τα υπόλοιπα του καθολικού σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή (συνήθως στο τέλος της λογιστικής χρήσης) με σκοπό τον έλεγχο της μαθηματικής ακρίβειας των υπολοίπων του καθολικού. Όλα τα χρεωστικά υπόλοιπα θα καταγράφονται σε μια στήλη με όλα τα πιστωτικά υπόλοιπα σε μια άλλη.
Το δοκιμαστικό υπόλοιπο παρέχει όλα τα τελικά υπόλοιπα σε ένα έγγραφο με μια ματιά, επομένως, είναι εύκολο να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο αναφοράς. Βοηθά επίσης στην αποκάλυψη ενός αριθμού πιθανών σφαλμάτων σε περίπτωση εμφάνισης και βοηθά στον εντοπισμό του τύπου των εγγραφών ημερολογίου που πρέπει να αναρτηθούν προκειμένου να διορθωθούν τα εντοπισμένα σφάλματα.
Κύριοι σκοποί και χρήσεις ενός δοκιμαστικού υπολοίπου
Για να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο απόφασης για τη διασφάλιση της μαθηματικής ακρίβειας των υπολοίπων του καθολικού
Εάν όλες οι συναλλαγές για μια λογιστική περίοδο καταγράφονται με ακρίβεια, το άθροισμα των χρεωστικών υπολοίπων του δοκιμαστικού υπολοίπου θα πρέπει να είναι ίσο με το άθροισμα των πιστωτικών υπολοίπων.
Για εντοπισμό και διόρθωση σφαλμάτων στην καταγραφή των οικονομικών πληροφοριών
Ορισμένος τύπος σφαλμάτων στο γενικό καθολικό μπορεί να εντοπιστεί μέσω του δοκιμαστικού υπολοίπου. Είναι,
- Σφάλματα μερικής παράλειψης (Μόνο η καταχώρηση χρέωσης ή η εγγραφή πίστωσης καταχωρείται σε λογαριασμούς)
- Σφάλματα μεταφοράς προς τα εμπρός (Το τελικό υπόλοιπο μεταφέρεται εσφαλμένα)
- Σφάλματα μετάδοσης (Το σύνολο ενός λογαριασμού καταγράφεται περισσότερο ή λιγότερο)
Σε περίπτωση λάθους, το ποσό που προκαλεί τη διαφορά τοποθετείται στον «λογαριασμό αναστολής» μέχρι τη στιγμή που θα διορθωθούν. Εάν η χρεωστική πλευρά του δοκιμαστικού υπολοίπου υπερβαίνει την πιστωτική πλευρά, τότε η διαφορά πιστώνεται στον ανασταλτικό λογαριασμό και εάν το πιστωτικό υπόλοιπο είναι μεγαλύτερο από το χρεωστικό υπόλοιπο, η διαφορά χρεώνεται στον λογαριασμό αναστολής. Μόλις εντοπιστούν τα σφάλματα, διορθωθούν και καταγραφεί το δοκιμαστικό υπόλοιπο, ο λογαριασμός αναστολής κλείνει καθώς το υπόλοιπο δεν υπάρχει πλέον.
Ωστόσο, οι ακόλουθες εγγραφές δεν θα προκαλέσουν ασυμφωνία στο δοκιμαστικό υπόλοιπο.
- Σφάλματα αρχής (Οι εγγραφές δημοσιεύονται στον λανθασμένο τύπο λογαριασμού)
- Σφάλματα πλήρους παράλειψης (Οι εγγραφές παραλείπονται εντελώς από τους λογαριασμούς)
- Σφάλματα προμήθειας (Μια καταχώριση δημοσιεύεται στον σωστό τύπο λογαριασμού, αλλά ο λάθος λογαριασμός)
- Σφάλματα αρχικής καταχώρισης (Το λανθασμένο ποσό καταχωρήθηκε στους σωστούς λογαριασμούς)
- Σφάλματα αποζημίωσης (Εσφαλμένες καταχωρίσεις σε δύο ή περισσότερους λογαριασμούς ακυρώνονται μεταξύ τους)
- Σφάλματα πλήρους αντιστροφής (Το σωστό ποσό καταχωρείται στους σωστούς λογαριασμούς αλλά οι χρεώσεις και οι πιστώσεις έχουν αντιστραφεί)
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της Γενικής Καθολικής και του Δοκιμαστικού Υπολοίπου;
Γενικό Καθολικό και Δοκιμαστικό Υπόλοιπο |
|
| Το γενικό καθολικό είναι ένα σύνολο λογαριασμών που καταγράφουν όλες τις συναλλαγές. | Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι μια συνοπτική δήλωση που αντικατοπτρίζει τα υπόλοιπα της γενικής λογιστικής. |
| Σκοπός | |
| Σκοπός είναι η καταγραφή των τελικών εγγραφών των συναλλαγών. | Ο σκοπός είναι να ελέγξουμε τη μαθηματική ακρίβεια των υπολοίπων γενικής λογιστικής. |
| Ταξινόμηση λογαριασμού | |
| Αυτό γίνεται σύμφωνα με την κατηγορία λογαριασμών | Δεν υπάρχει ταξινόμηση λογαριασμών. |
| Χρονική περίοδος | |
| Αυτό καταγράφει τις συναλλαγές κατά τη διάρκεια της λογιστικής χρήσης. | Ετοιμάζεται την τελευταία ημέρα του λογιστικού έτους. |
Σύνοψη – Γενική Λογιστική εναντίον Δοκιμαστική Υπόλοιπο
Ενώ η διαδικασία της λογιστικής ήταν πολύ χρονοβόρα και δαπανηρή, τώρα μπορεί να εκτελεστεί με λιγότερο χρόνο και προσπάθεια με τη χρήση αυτοματοποιημένου λογιστικού λογισμικού. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη διαφορά μεταξύ γενικού καθολικού και δοκιμαστικού υπολοίπου με ακρίβεια, καθώς και τα δύο αντιπροσωπεύουν σημαντικά βήματα στην προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων τέλους έτους. Σε περίπτωση που υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των χρεωστικών και πιστωτικών υπολοίπων, θα πρέπει να διερευνηθούν και να καταχωρηθούν διορθωτικές εγγραφές πριν προχωρήσουμε στην προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων.
