Διαδικασία vs Οδηγίες εργασίας
Η διαφορά μεταξύ Διαδικασίας και Οδηγίας Εργασίας είναι ότι οι οδηγίες εργασίας περιλαμβάνουν τις κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να ακολουθούνται κατά την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας, ενώ η διαδικασία σημαίνει τους αποδεκτούς τρόπους εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης εργασίας. Και οι δύο σχετίζονται με τις πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας. Αυτό το άρθρο αναλύει εν συντομία τις δύο έννοιες, τις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας.
Τι είναι η οδηγία εργασίας;
Οι οδηγίες εργασίας περιλαμβάνουν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθούνται κατά την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Συνήθως σε ένα έργο, ο διαχειριστής έργου είναι το άτομο που παρέχει όλες τις οδηγίες εργασίας στα μέλη της ομάδας του που πρέπει να ακολουθηθούν κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου.
Οι οδηγίες εργασίας μπορεί να περιλαμβάνουν ορισμένους περιορισμούς όπως το εύρος του έργου, το χρονοδιάγραμμα, τα όρια προϋπολογισμού κ.λπ. Μέσω τακτικών συναντήσεων αναθεώρησης, ο υπεύθυνος έργου ελέγχει εάν οι εργασίες που ολοκληρώνονται ταιριάζουν με τις οδηγίες εργασίας που δίνονται πριν συνεχίσει στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας. Διαφορετικά, δεν θα ήταν σε θέση να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις του χορηγού του έργου που θα συνεπάγονται επιπλέον κόστος και χρόνο. Επομένως, όλα τα μέλη που συμμετέχουν στο έργο έχουν τεράστια ευθύνη να ακολουθήσουν τις οδηγίες που δίνονται.
Τι είναι η διαδικασία;
Οι διαδικασίες είναι καθιερωμένοι τρόποι εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης εργασίας. Μπορεί να είναι μια προσέγγιση βήμα προς βήμα που πρέπει να ακολουθηθεί για την επίτευξη τελικών αποτελεσμάτων. Οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες ονομάζονται εργασίες ρουτίνας. Μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως συγκεκριμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθούνται για την επίτευξη δραστηριότητας.
Στο οργανωτικό πλαίσιο, οι διαδικασίες είναι οι πολιτικές που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή των καθημερινών επιχειρηματικών λειτουργιών προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα στην επίτευξη των τελικών επιχειρηματικών στόχων. Οι οργανωτικές διαδικασίες εκφράζουν τα εργασιακά καθήκοντα των εργαζομένων και υποδεικνύουν το εύρος των αρμοδιοτήτων τους. Αυτή η καθοδήγηση βοηθάει τους υπαλλήλους να μην παρεμβαίνουν μεταξύ τους ή να υπερβαίνουν το έδαφος τους, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε λάθη και παρεξηγήσεις. Αυτές οι διαδικασίες διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι θα εκτελούν συγκεκριμένες εργασίες διεξοδικά και με συνέπεια.
Για παράδειγμα, κατά την πρόσληψη υπαλλήλων για τον οργανισμό, υπάρχει μια συγκεκριμένη διαδικασία που εφαρμόζεται σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αρχικά προκηρύσσεται η κενή θέση και στη συνέχεια προκρίνονται οι υποψήφιοι σύμφωνα με τα προσόντα. Στη συνέχεια, αυτοί οι υποψήφιοι λαμβάνουν συνέντευξη από ειδική επιτροπή κριτών και στη συνέχεια επιλέγεται το καταλληλότερο άτομο για τη θέση. Αυτή είναι η συνήθης διαδικασία που ακολουθούν οι οργανισμοί για την πρόσληψη εργαζομένων.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ Διαδικασίας και Οδηγιών Εργασίας;
• Η διαδικασία εκφράζει τις αποδεκτές πρακτικές εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης εργασίας ενώ οι οδηγίες εργασίας περιγράφουν τους τρόπους εκτέλεσης της εργασίας.
• Στο οργανωτικό πλαίσιο, οι διαδικασίες είναι χρήσιμες για την περιγραφή των ρόλων και των ευθυνών των εργαζομένων και οι οδηγίες εργασίας καθοδηγούν τους τρόπους αποτελεσματικής εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης εργασίας.
• Στους οργανισμούς, τόσο οι διαδικασίες όσο και οι οδηγίες εργασίας θα ελαχιστοποιήσουν το επίπεδο των σφαλμάτων που μπορεί να προκληθούν από τους εργαζόμενους.
