Βασική διαφορά – Γραμματέας εναντίον ρεσεψιονίστ
Γραμματέας και Υπεύθυνος Υποδοχής είναι δύο σημαντικές θέσεις σε οποιονδήποτε οργανισμό μεταξύ των οποίων μπορούν να τονιστούν ορισμένες διαφορές. Αυτές οι δύο θέσεις έχουν διαφορετικούς ρόλους, λειτουργίες και καθήκοντα να εκτελούν σε αντίθεση με τη δημοφιλή εσφαλμένη αντίληψη ότι πρόκειται για μία και την ίδια δουλειά. Ενώ ένας γραμματέας είναι περισσότερο προσωπικός βοηθός ή διοικητικός βοηθός, ο ρεσεψιονίστ είναι το πρώτο άτομο που συναντά κανείς όταν μπαίνει σε έναν οργανισμό. Ας δούμε τη διαφορά μεταξύ των λειτουργιών γραμματέα και ρεσεψιονίστ.
Ποιος είναι Γραμματέας;
Σύμφωνα με το Αγγλικό Λεξικό της Οξφόρδης, ένας Γραμματέας είναι ένας διοικητικός υπάλληλος σε έναν οργανισμό που απασχολείται για να πληκτρολογεί γράμματα, να διατηρεί αρχεία κ.λπ. Οι λειτουργίες ενός γραμματέα ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος ενός οργανισμού. Ενώ σε μια μικρή εταιρεία, μπορεί να πρέπει να εκτελεί τα διπλά καθήκοντα του ρεσεψιονίστ καθώς και της γραμματέας, σε μεγάλους οργανισμούς, είναι το άτομο που οργανώνει το πρόγραμμα του αφεντικού της, λαμβάνει και απαντά σε όλα τα mail, παραγγέλνει προμήθειες, προγραμματίζει ραντεβού με το αφεντικό της, πληκτρολογεί σημαντικά γράμματα και ούτω καθεξής.
Ένας γραμματέας πρέπει να έχει απολυτήριο γυμνασίου ή ισοδύναμο δίπλωμα και πρέπει να έχει δεξιότητες γρήγορης πληκτρολόγησης. Πολλές εταιρείες προτιμούν να προσλαμβάνουν άτομα με πρόσθετο πιστοποιητικό δεξιοτήτων σε επίπεδο γραμματέα. Τώρα ας προχωρήσουμε στην κατανόηση των ρόλων του ρεσεψιονίστ για να έχουμε μια σαφή ιδέα της διαφοράς μεταξύ των δύο.
Ποιος είναι Ρεσεψιονίστ;
Κανονικά απαιτείται ένας ρεσεψιονίστ να χαιρετήσει τους ανθρώπους στη ρεσεψιόν και να τους κατευθύνει σε διαφορετικά τμήματα ανάλογα με τις απαιτήσεις τους. Είναι επίσης το άτομο που πρέπει να παρακολουθεί τις εισερχόμενες κλήσεις και να απαντά στα ερωτήματα και επίσης να ακούει παράπονα. Τα άτομα που επιθυμούν να γνωρίσουν ένα σημαντικό άτομο στον οργανισμό πρέπει να συναντήσουν αυτό το άτομο για να λάβουν την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης.
Όταν καλείτε σε οποιαδήποτε εταιρεία, η φωνή που ακούτε συνήθως είναι αυτή του ρεσεψιονίστ. Ένας ρεσεψιονίστ πρέπει να φροντίζει όλους τους επισκέπτες και πρέπει να έχει μια ευχάριστη προσωπικότητα, μια στάση βοήθειας και μια γλυκιά φωνή για να τους εντυπωσιάσει. Πρέπει να έχει εθιμοτυπία στο τηλέφωνο, ώστε να παρακολουθεί όλα τα επαγγελματικά ερωτήματα με μέγιστη αποτελεσματικότητα και να μετατρέπει τις περιστασιακές ερωτήσεις σε πραγματικούς πελάτες.
Είναι σαφές λοιπόν ότι υπάρχουν μεγάλες διαφορές στους ρόλους, τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντα ενός γραμματέα και ενός υπαλλήλου υποδοχής.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ γραμματέα και ρεσεψιονίστ;
Ορισμοί γραμματέα και ρεσεψιονίστ:
Γραμματέας: Ένας διοικητικός υπάλληλος σε έναν οργανισμό που απασχολείται για να πληκτρολογεί επιστολές, να διατηρεί αρχεία κ.λπ.
Ρεσεψιονίστ: Ένα άτομο που χαιρετά και συναλλάσσεται με επισκέπτες σε ένα γραφείο.
Χαρακτηριστικά Γραμματέα και Υπεύθυνου Υποδοχής:
Καθήκοντα:
Γραμματέας: Μια γραμματέας οργανώνει το πρόγραμμα του αφεντικού της, λαμβάνει και απαντά σε όλα τα μηνύματα, παραγγέλνει προμήθειες, προγραμματίζει ραντεβού με το αφεντικό της, πληκτρολογεί σημαντικές επιστολές, κ.λπ.
Ρεσεψιονίστ: Ένας ρεσεψιονίστ καλωσορίζει τους ανθρώπους στη ρεσεψιόν και τους κατευθύνει σε διαφορετικά τμήματα ανάλογα με τις απαιτήσεις τους. Πρέπει επίσης να παρακολουθεί τις εισερχόμενες κλήσεις και να απαντά σε ερωτήσεις και επίσης να ακούει παράπονα.
Απαιτήσεις:
Γραμματέας: Απαιτείται πιστοποιητικό γραμματειακών δεξιοτήτων.
Receptionist: Δεν απαιτείται συγκεκριμένη ικανότητα. Ωστόσο, το άτομο πρέπει να έχει μια ευχάριστη προσωπικότητα, μια βοηθητική στάση και μια γλυκιά φωνή. Θα πρέπει επίσης να είναι αποτελεσματική στη δουλειά της.
